El Acta.
· es un documento destinado a dejar constancia y a manera de memoria, todos los detalles de lo acordado en una reunión, asamblea, sesión , etc.
· De personas que tratan acerca de asuntos de carácter institucional.
- Debe redactarse en libros especiales.
- Deben ser redactados en un lenguaje claro, preciso y sencillo.
- Se considera el numero de asistencias.
- Toda acta debe ser aprobada en reunión .
- El título recoge el nombre de la asociación o grupo y el motivo por el que se reúnen.
- La introducción precisa los datos referidos a la reunión: lugar, hora y fecha, participantes
- El orden del día recoge la relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
- El desarrollo de la reunión da cuenta de lo tratado, especificando quiénes han intervenido y las opiniones formuladas.
- El cierre concreta la hora a la que se considera finalizada la reunión.
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LA CIRCULAR
1) ¿Qué es la circular? "es un escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias personas a quienes por igual interesa".
· La circular es un escrito que por igual se emplea en la tramitación de asuntos oficiales, mercantiles o industriales.
· El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.
· Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS
· La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:
· La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:
Traspaso de negocio
· Clausura
Liquidación o quiebra de empresa
· Constitución de una sociedad
· Dar a conocer el nombre de los administradores
Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria
· Aumento o disminución de capital
· Entre otros, por lo cual debemos saber cuales son los requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.
· Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son de dos tipos: de aviso y de trasmisión de órdenes.
· Los elementos de la CIRCULAR son los mismos que la carta comercial, solo le agregamos el orden numérico que llevamos en nuestro control en la parte superior derecha y el asunto abreviado que vamos a tratar, así como el destinatario lo manejamos regularmente con destinos generales (Plurales). Aunque existen ocasiones en las que personalizamos el mensaje, pero éste será el mismo para varias personas.
El Informe
es un texto expositivo y argumentativo gracias al cual se transmite una información y se exponen unos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto. Hay diferentes tipos de informe; normalmente se suele hablar de informes técnicos, administrativos y académicos.
Memorando
o Es una comunicación escrita en forma breve y diplomática de uso interno de las empresas o instituciones, en el que se recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes en algún momento, ya sean instrucciones, información o petición. La mayoría de las oficinas cuentan con formatos específicos de memorándum, pero si no fuese así se elaborará en media hoja con los siguientes elementos:
• Membrete.
• La mención de ser memorándum.
• Fecha.
• Nombre de la persona a quien va dirigido.
• Texto.
• Firma.
• Referencias finales.
La Comunicación Externa
Los Medios de Comunicación.
Los medios de comunicación son instrumentos en constante evolución. Muy probablemente la primera forma de comunicarse entre humanos fue la de los signos y señales empleados en laprehistoria,2 cuyo reflejo en la cultura material son las distintas manifestaciones del arte prehistórico. La aparición de la escritura se toma como hito de inicio de la historia. A partir de ese momento, los cambios económicos y sociales fueron impulsando el nacimiento y desarrollo de distintos medios de comunicación, desde los vinculados a la escritura y su mecanización (imprenta -siglo XV-) hasta los medios audiovisuales ligados a la era de la electricidad (primera mitad del siglo XX) y a la revolución de la informática y las telecomunicaciones (revolución científico-técnica o tercera revolución industrial -desde la segunda mitad del siglo XX-), cada uno de ellos esenciales para las distintas fases del denominado proceso de globalización.
La Comunicación Interna
es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
